Reisekosten steuerlich absetzen: Pauschalen, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten

Inhaltsverzeichnis

• Reisekosten absetzen: Das Wichtigste für 2025
• Verpflegungsmehraufwand: Genaue Pauschalen und Kürzungen
• Übernachtungskosten: Pauschale vs. Realität
• Weltweit unterwegs: Auslandspauschalen im Fokus
• Wichtige Details für Ihre Reisekostenabrechnung
• Aktuelle Trends und praktische Beispiele
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wer beruflich unterwegs ist, kennt das: Kosten sammeln sich an. Doch ein Großteil davon lässt sich clever von der Steuer absetzen. Für 2025 bleiben die Regeln für Inlandreisen erfreulich stabil, was die Planung vereinfacht. Ob Sie als Angestellter Werbungskosten geltend machen oder als Selbstständiger Betriebsausgaben buchen – das Wissen um die richtigen Pauschalen und Freibeträge ist bares Geld wert. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte, von Verpflegungsmehraufwand bis hin zu Übernachtungskosten, und gibt einen Ausblick auf die Anpassungen bei Auslandsreisen.

Reisekosten steuerlich absetzen: Pauschalen, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten

 

Reisekosten absetzen: Das Wichtigste für 2025

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten in Deutschland bleibt auch für das Jahr 2025 weitgehend unverändert. Dies bedeutet eine willkommene Konstanz für Pendler, Vertriebsmitarbeiter und alle, deren Beruf sie regelmäßig aus dem heimischen Büro führt. Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige profitieren von den Möglichkeiten, beruflich bedingte Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Die Grundlage dafür bilden die oft diskutierten Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten, die eine Vereinfachung gegenüber der detaillierten Belegsammlung darstellen. Insbesondere für Inlandreisen sind die Sätze seit einigen Jahren stabil geblieben, was die Abrechnung für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen erleichtert. Die "erste Tätigkeitsstätte" bildet dabei den entscheidenden Bezugspunkt für die Abgrenzung, wann Reisekosten anfallen.

Die aktuelle Gesetzgebung zielt darauf ab, den Aufwand für Verpflegung und Unterkunft, der über die übliche Höhe hinausgeht, anzuerkennen. Dies ist eine wichtige Anerkennung für die Flexibilität und Mobilität, die viele Berufe erfordern. Für Selbstständige und Unternehmer stellen diese Kosten Betriebsausgaben dar, während Arbeitnehmer sie als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung angeben können. Ohne die Notwendigkeit, jeden einzelnen Cent für eine Mahlzeit nachzuweisen, wird der Prozess für alle Beteiligten deutlich effizienter. Dennoch ist es wichtig, die genauen Voraussetzungen und Grenzen zu kennen, um alle Vorteile optimal nutzen zu können und keine Nachfragen vom Finanzamt zu riskieren. Die Stabilität der Sätze für 2025 ist hierbei ein klarer Vorteil für die Planungssicherheit.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit der steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber. Wenn der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen oder sogar die tatsächlichen Übernachtungskosten bis zu bestimmten Grenzen erstattet, können diese Beträge oft ohne zusätzliche Steuerbelastung ausgezahlt werden. Dies macht die Reisekostenabrechnung zu einem wichtigen Instrument der Mitarbeitervergütung und -bindung. Die Höhe der absetzbaren oder erstattungsfähigen Kosten richtet sich dabei nach der Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte sowie nach den spezifischen Orten der Tätigkeit. Es lohnt sich, die Details genau zu prüfen.

Die Unterscheidung zwischen Inland und Ausland ist dabei entscheidend. Während die Inlandspauschalen konstant geblieben sind, werden die Sätze für Auslandreisen regelmäßig angepasst, um den unterschiedlichen Lebenshaltungskosten Rechnung zu tragen. Dies zeigt, dass das System bestrebt ist, die Realität der globalen Mobilität widerzuspiegeln. Für 2025 sind hier einige Anpassungen zu verzeichnen, die im nächsten Abschnitt genauer beleuchtet werden. Grundsätzlich gilt: Wer viel reist, kann auch viel sparen – wenn er die Regeln kennt.

Vergleich: Inlandspauschalen 2025

Art der Pauschale	Betrag 2025	Voraussetzung
Kleine Verpflegungspauschale	14 Euro	Mehr als 8 Stunden Abwesenheit
Große Verpflegungspauschale	28 Euro	Ganztägige Abwesenheit (mehr als 24 Stunden)
Übernachtungspauschale	20 Euro	Beruflich veranlasste Übernachtung

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Verpflegungsmehraufwand: Genaue Pauschalen und Kürzungen

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein zentraler Punkt bei der Abrechnung von Reisekosten. Er deckt die zusätzlichen Kosten ab, die entstehen, wenn man aus beruflichen Gründen nicht zu Hause essen kann. Seit 2020 haben sich die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland nicht verändert. Die ursprünglich im Wachstumschancengesetz geplanten Erhöhungen für 2024 wurden nicht umgesetzt, sodass die bekannten Sätze auch im Jahr 2025 gelten. Dies sorgt für eine bemerkenswerte Stabilität in diesem Bereich, trotz allgemeiner Teuerungsraten.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten zwei Hauptpauschalen: Die kleine Verpflegungspauschale beträgt 14 Euro. Sie greift, wenn die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden, aber weniger als 24 Stunden beträgt. Diese Pauschale wird auch für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen angesetzt, unabhängig von der tatsächlichen Dauer an diesen Tagen. Die große Verpflegungspauschale beläuft sich auf 28 Euro. Diese kommt bei mehrtägigen Dienstreisen zum Tragen, wenn die Abwesenheit vom Arbeitsort 24 Stunden überschreitet. Sie deckt somit einen vollen Kalendertag ab.

Ein wichtiger Aspekt, der oft zu Verwirrung führt, sind die Kürzungen, wenn Mahlzeiten vom Arbeitgeber, einem Kunden oder im Rahmen der Unterkunft kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Diese Kürzungen sind klar geregelt und basieren auf der vollen Tagespauschale von 28 Euro. Ein kostenlos erhaltenes Frühstück führt zu einer Kürzung um 20 % dieser vollen Pauschale, was 5,60 Euro entspricht. Für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen wird jeweils eine Kürzung von 40 % der vollen Pauschale vorgenommen, also 11,20 Euro pro Mahlzeit. Diese Kürzungen werden auch dann angewendet, wenn lediglich die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro für den betreffenden Tag angesetzt wird. Es ist also wichtig, genau zu dokumentieren, welche Mahlzeiten gestellt wurden, um korrekt abzurechnen.

Die Regelung ohne Belegzwang für die Verpflegungspauschalen ist eine immense Erleichterung. Sie erspart das Sammeln und Verwalten unzähliger kleiner Quittungen. Dennoch ist eine genaue Aufzeichnung der Reisedauer und der jeweiligen Abwesenheitsorte unerlässlich für eine korrekte Abrechnung. Die erste Tätigkeitsstätte ist hierbei immer der Ausgangspunkt der Betrachtung. Bei Lohnabrechnungen durch den Arbeitgeber ist es entscheidend, dass dieser die korrekten Pauschalen anwendet, um eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung zu gewährleisten. Werden höhere Beträge erstattet, können diese als geldwerter Vorteil steuerpflichtig werden.

Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten (2025)

Gestellte Mahlzeit	Kürzungssatz (bezogen auf 28 Euro)	Kürzungsbetrag
Frühstück	20 %	5,60 Euro
Mittagessen	40 %	11,20 Euro
Abendessen	40 %	11,20 Euro

Übernachtungskosten: Pauschale vs. Realität

Wenn es um Übernachtungskosten geht, bietet das deutsche Steuerrecht ebenfalls eine Pauschale an. Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands beträgt diese Übernachtungspauschale weiterhin 20 Euro pro Nacht. Dieser Betrag kann vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden, oder Arbeitnehmer und Selbstständige können ihn als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzen. Die Attraktivität dieser Pauschale liegt in ihrer Einfachheit; sie eliminiert die Notwendigkeit, detaillierte Belege für jede einzelne Nacht zu sammeln und einzureichen, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.

Allerdings ist zu beachten, dass die Übernachtungspauschale in vielen Fällen nicht die tatsächlichen Kosten deckt, insbesondere in teureren Städten oder bei Übernachtungen in Hotels mit höherem Standard. Die tatsächlichen Kosten für eine Hotelnacht können oft deutlich über den 20 Euro liegen. Aus diesem Grund bevorzugen viele Arbeitgeber und auch Selbstständige die Abrechnung anhand der tatsächlich angefallenen Kosten, die durch Hotelrechnungen belegt werden. Dies ist insbesondere dann ratsam, wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschale übersteigen.

Wenn der Arbeitgeber die tatsächlichen Übernachtungskosten erstattet, geschieht dies in der Regel gegen Vorlage der entsprechenden Belege. Dabei gibt es eine Obergrenze für die steuerfreie Erstattung. Werden die tatsächlichen Kosten erstattet, ist dies bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen möglich. Übersteigen die Erstattungen des Arbeitgebers die tatsächlichen Kosten, muss die Differenz als geldwerter Vorteil versteuert werden. Umgekehrt können Arbeitnehmer, die keine Erstattung erhalten, die tatsächlichen Kosten bis zu einer Höchstgrenze als Werbungskosten absetzen, wenn diese über der Pauschale liegen.

Für Selbstständige und Unternehmer sind die tatsächlichen Übernachtungskosten betrieblich veranlasste Ausgaben und können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, ebenfalls gegen Vorlage der entsprechenden Belege. Auch hier gilt es, die Nachweise sorgfältig aufzubewahren. Die 20-Euro-Pauschale ist also eher als Vereinfachungsmaßnahme gedacht, wenn die tatsächlichen Kosten nicht ermittelt oder abgerechnet werden sollen. In der Praxis, wo oft höhere Kosten anfallen, wird daher häufig auf die Einzelabrechnung mit Belegen zurückgegriffen, um die tatsächlichen Aufwendungen vollständig steuerlich geltend zu machen.

Übernachtungskosten: Pauschale vs. Tatsächliche Kosten

Aspekt	Pauschale (Inland)	Tatsächliche Kosten
Höhe	20 Euro pro Nacht	Variabel, je nach Unterkunft
Nachweis	Kein Beleg erforderlich	Hotelrechnungen, Quittungen
Erstattung/Absetzbarkeit	Steuerfrei bis 20 Euro	Bis zur tatsächlichen Höhe (steuerfrei bei Erstattung durch AG)

Weltweit unterwegs: Auslandspauschalen im Fokus

Während die Inlandspauschalen für Reisekosten in Deutschland für 2025 stabil geblieben sind, ist die Situation bei Auslandsreisen dynamischer. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich aktualisierte länderspezifische Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Diese Anpassungen sind notwendig, um den oft stark variierenden Lebenshaltungskosten in verschiedenen Ländern und Regionen gerecht zu werden. Für 2025 gab es demnach auch für das Ausland einige Änderungen, die Reisende und Unternehmen berücksichtigen müssen.

Die Änderungen spiegeln die wirtschaftliche Realität wider. So wurden beispielsweise für Länder wie Finnland, Brasilien und China die Tagessätze für den Verpflegungsmehraufwand erhöht. Diese Anpassungen sind eine Reaktion auf gestiegene Preise für Nahrungsmittel und Dienstleistungen in diesen Regionen. Umgekehrt sind die Sätze für Japan leicht gesunken, was auf veränderte wirtschaftliche Bedingungen oder eine Neubewertung der Kostenstruktur vor Ort zurückzuführen sein mag. Ebenso sind die Übernachtungspauschalen in Ländern wie den USA und Kanada gestiegen, was die dort oft höheren Unterkunftspreise widerspiegelt.

Die genauen Beträge für jedes Land sind in den entsprechenden BMF-Schreiben detailliert aufgeführt. Diese Dokumente sind die maßgebliche Quelle für die korrekte Ermittlung der Pauschalen. Es ist ratsam, sich vor Antritt einer Auslandsreise über die aktuell geltenden Sätze zu informieren. Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland sind in der Regel höher als die Inlandspauschalen und variieren stark. Ähnlich verhält es sich mit den Übernachtungspauschalen, die je nach Land und sogar nach Städten innerhalb eines Landes unterschiedlich sein können.

Auch bei Auslandsreisen gilt die Dreimonatsfrist: Für eine Tätigkeit an derselben Auslandsstätte können die Pauschalen maximal für drei Monate in Anspruch genommen werden. Danach muss die Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Kosten erfolgen, falls diese nicht von vornherein abgerechnet werden. Die Dokumentation der Reise, insbesondere des Ortes und der Dauer der Abwesenheit, ist essenziell, um die richtigen Pauschalen anwenden zu können. Die weltweite Harmonisierung von Reisekostenregelungen ist zwar ein Ziel, doch die länderspezifischen Unterschiede bleiben ein wichtiger Faktor für die steuerliche Absetzbarkeit.

Ausgewählte Anpassungen der Auslandspauschalen 2025

Land/Region	Verpflegungspauschale (Beispiele)	Übernachtungspauschale (Beispiele)
Finnland	Erhöht	Beibehalten/Angepasst
Brasilien	Erhöht	Beibehalten/Angepasst
China	Erhöht	Beibehalten/Angepasst
Japan	Leicht gesunken	Beibehalten/Angepasst
USA/Kanada	Beibehalten/Angepasst	Gestiegen

Wichtige Details für Ihre Reisekostenabrechnung

Für eine reibungslose und korrekte Reisekostenabrechnung gibt es einige entscheidende Details zu beachten. Die wichtigste Grundlage ist die Abgrenzung der "ersten Tätigkeitsstätte". Dies ist der ortsfeste Ausgangspunkt, an dem Sie Ihre berufliche Tätigkeit regelmäßig und dauerhaft überwiegend ausüben. Nur wenn Sie sich von dieser ersten Tätigkeitsstätte entfernen, entstehen beruflich bedingte Reisekosten, die steuerlich geltend gemacht werden können. Alle Fahrten, die von diesem festen Punkt ausgehen, sind relevant für die Berechnung von Verpflegungspauschalen und Fahrtkosten.

Die Dreimonatsfrist ist ein weiterer wichtiger Punkt, insbesondere bei längerfristigen Einsätzen an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte. Nach Ablauf von drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gelten die Verpflegungspauschalen nicht mehr. Ab dem ersten Tag nach der Dreimonatsfrist sind nur noch die tatsächlich angefallenen Verpflegungskosten absetzbar, was eine detaillierte Belegsammlung erfordert. Diese Regelung soll verhindern, dass eine auswärtige Tätigkeit de facto zur neuen "ersten Tätigkeitsstätte" wird, ohne dass dies steuerlich abgebildet wird.

Die Möglichkeit der steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber ist ein erheblicher Vorteil. Wenn der Arbeitgeber die zulässigen Pauschalen oder tatsächlichen Kosten bis zur gesetzlichen Grenze erstattet, müssen Sie diese Beträge nicht versteuern. Das bedeutet, dass Ihnen das Geld direkt zur Verfügung steht, ohne dass davon noch Steuern abgezogen werden. Übersteigen die Erstattungen des Arbeitgebers jedoch die zulässigen Pauschalen oder die tatsächlichen Kosten, wird der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil behandelt und ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Daher ist es im Interesse beider Seiten, die Regeln genau zu befolgen.

Selbstständige und Unternehmer behandeln Reisekosten als Betriebsausgaben. Auch hier ist die Dokumentation entscheidend, obwohl die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Inland nicht zwingend mit Belegen untermauert werden müssen. Für Übernachtungskosten und Fahrtkosten sind jedoch Nachweise unerlässlich. Die erste Tätigkeitsstätte spielt für Selbstständige eine etwas andere Rolle, da sie oft keinen festen "Arbeitgeber" im klassischen Sinn haben. Entscheidend ist die berufliche Veranlassung der Reise. Für alle gilt: Eine sorgfältige und lückenlose Dokumentation ist der Schlüssel zur optimalen steuerlichen Nutzung.

Schlüsselaspekte der Reisekostenabrechnung

Merkmal	Relevanz	Besonderheit
Erste Tätigkeitsstätte	Grundlage für Reisekostenberechnung	Definition und Abgrenzung wichtig
Dreimonatsfrist	Begrenzung der Pauschalen für Verpflegung	Nach 3 Monaten: Abrechnung nach tatsächlichen Kosten
Steuerfreie Erstattung durch AG	Vorteil für Arbeitnehmer	Grenzen beachten, Übersteigen führt zu Steuerpflicht
Selbstständige	Betriebsausgaben	Belege für Fahrt- und Übernachtungskosten unerlässlich

Aktuelle Trends und praktische Beispiele

Die Stabilität der inlandischen Reisekostenpauschalen für 2025 ist ein bemerkenswerter Trend, der vielen Unternehmen und Arbeitnehmern Planungssicherheit bietet. Angesichts der allgemeinen Preissteigerungen der letzten Jahre ist dies eine erfreuliche Konstante, die den Aufwand für die Reisekostenabrechnung reduziert. Für viele ist die Abrechnung der Verpflegungspauschalen unkomplizierter als das Sammeln und Prüfen einzelner Essensbelege, was gerade bei häufigen und kurzen Dienstreisen von Vorteil ist. Der Fokus der Anpassungen liegt daher klar auf den Auslandspauschalen, wo die BMF-Liste jährlich für neue Spielräume sorgt.

Diese jährlichen Anpassungen der Auslandspauschalen zeigen, dass das Finanzsystem versucht, die realen wirtschaftlichen Bedingungen weltweit abzubilden. Die Erhöhungen in einigen Ländern und Senkungen in anderen sind eine direkte Folge von Schwankungen der Lebenshaltungskosten, Wechselkursentwicklungen oder auch von Neubewertungen durch die Steuerbehörden. Dies macht die Reisekostenabrechnung international komplexer, aber auch realistischer. Die Beibehaltung der Pauschalen in vielen Hauptreiseregionen wie den USA und Kanada, wo die Kosten generell höher sind, unterstreicht die Notwendigkeit, sich stets über die aktuellen Sätze zu informieren.

Betrachten wir einige praktische Beispiele, um die Anwendung der Regeln zu verdeutlichen. Ein Mitarbeiter reist für eine zweitägige Schulung in eine andere Stadt. Am ersten Tag reist er morgens an und ist mehr als 8 Stunden unterwegs. Hierfür kann er 14 Euro Verpflegungspauschale geltend machen. Für den vollen Kalendertag der Schulung am zweiten Tag stehen ihm 28 Euro zu. Am dritten Tag reist er abends zurück, seine Abwesenheit beträgt ebenfalls mehr als 8 Stunden. Dafür erhält er erneut 14 Euro. Die Gesamtsumme für die Verpflegungspauschale für diese Reise beträgt somit 14 + 28 + 14 = 56 Euro. Dies ist eine vereinfachte Berechnung, die zeigt, wie sich die Pauschalen für mehrtägige Reisen zusammensetzen.

Ein anderes Beispiel: Eine Außendienstmitarbeiterin besucht an einem Tag mehrere Kunden. Ihre gesamte Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte – inklusive Fahrtzeiten – beträgt neun Stunden. Da dies mehr als die Schwelle von acht Stunden ist, kann sie die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro für diesen Tag beanspruchen. Hat sie an diesem Tag kein Mittagessen gestellt bekommen, ist dieser Betrag steuerfrei erstattbar oder als Werbungskosten absetzbar. Diese Beispiele illustrieren, wie die Pauschalen je nach Reisedauer und -umfang angewendet werden können, um die finanziellen Belastungen abzufedern.

Konkrete Anwendungsfälle Reisekosten 2025

Szenario	Dauer der Abwesenheit	Absetzbare Verpflegungspauschale
Halbtägige Dienstreise (z.B. 6 Std.)	Weniger als 8 Stunden	0 Euro
Ganztägige Dienstreise (z.B. 10 Std.)	Mehr als 8 Stunden	14 Euro
Zweitägige Dienstreise (Anreise Tag 1, Abreise Tag 2)	An/Abreisetage: >8 Std.; Voller Tag: 24 Std.	14 Euro (Anreise) + 28 Euro (Voller Tag) + 14 Euro (Abreise) = 56 Euro
Auslandsreise (z.B. London, 2 volle Tage)	Mehr als 24 Stunden pro Tag	2 x Tagespauschale für London (gemäß BMF-Liste 2025)

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F1. Wann genau spricht man von einer Dienstreise für steuerliche Zwecke?

 

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie beruflich veranlasst Ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen.

 

F2. Was ist die "erste Tätigkeitsstätte"?

 

Dies ist der ortsfeste Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit, an dem Sie regelmäßig und dauerhaft überwiegend tätig sind.

 

F3. Muss ich Belege für den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland sammeln?

 

Nein, für die Verpflegungspauschalen in Deutschland besteht in der Regel kein Belegzwang.

 

F4. Was passiert, wenn mein Arbeitgeber mehr erstattet, als die Pauschalen vorsehen?

 

Der über den Pauschbetrag hinausgehende Betrag wird als geldwerter Vorteil behandelt und ist steuer- und sozialversicherungspflichtig.

 

F5. Gilt die Dreimonatsfrist auch für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland?

 

Ja, die Dreimonatsfrist für die steuerliche Anerkennung von Verpflegungspauschalen gilt sowohl im Inland als auch im Ausland für die Tätigkeit an derselben auswärtigen Arbeitsstelle.

 

F6. Wie werden Mahlzeiten bei der Verpflegungspauschale berücksichtigt?

 

Gestellte Mahlzeiten führen zu einer Kürzung der Tagespauschale: 20% für Frühstück, je 40% für Mittag- und Abendessen.

 

F7. Kann ich auch Fahrtkosten absetzen?

 

Ja, Fahrtkosten können Sie gesondert absetzen, z.B. über die Kilometerpauschale oder die tatsächlichen Aufwendungen.

 

F8. Was gilt, wenn ich während einer Dienstreise privat übernachte?

 

Private Übernachtungen sind nicht absetzbar. Nur beruflich veranlasste Übernachtungen sind relevant.

 

F9. Wo finde ich die aktuellen Auslandspauschalen?

 

Die Pauschalen für das Ausland werden jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht.

 

F10. Muss ich die Übernachtungspauschale von 20 Euro für jede Nacht ansetzen?

 

Die Pauschale von 20 Euro ist ein vereinfachter Betrag. Sie können auch die tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn diese höher sind und belegt werden können.

 

F11. Gelten die Pauschalen auch, wenn ich bei Verwandten übernachte?

 

Nein, bei unentgeltlichen Übernachtungen, z.B. bei Freunden oder Verwandten, gibt es keine Übernachtungspauschale.

 

F12. Wie wird der Verpflegungsmehraufwand bei An- und Abreisetagen berechnet?

 

Für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen wird jeweils die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro angesetzt, unabhängig von der genauen Dauer an diesen Tagen.

 

Weltweit unterwegs: Auslandspauschalen im Fokus

F13. Was bedeutet "vollständige Mahlzeitengestellung"?

 

Dies bezieht sich auf Frühstück, Mittag- und Abendessen, die Ihnen kostenlos zur Verfügung gestellt werden und zu Kürzungen führen.

 

F14. Kann ich die Verpflegungspauschalen auch für Wochenenden während einer Dienstreise nutzen?

 

Ja, wenn die Dienstreise über ein Wochenende hinausgeht, können die Pauschalen für die Samstage und Sonntage angesetzt werden.

 

F15. Was sind "Werbungskosten" und "Betriebsausgaben"?

 

Werbungskosten sind Aufwendungen von Arbeitnehmern, Betriebsausgaben Aufwendungen von Selbstständigen/Unternehmern, die mit der Einkunftserzielung zusammenhängen.

 

F16. Gibt es eine Höchstgrenze für die Erstattung von Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber?

 

Ja, erstattete tatsächliche Übernachtungskosten sind bis zur nachgewiesenen Höhe steuerfrei. Übersteigen sie diese, ist der Mehrbetrag steuerpflichtig.

 

F17. Was passiert, wenn die Auslandspauschalen nicht ausreichen?

 

In begründeten Ausnahmefällen können höhere tatsächliche Kosten nachgewiesen und geltend gemacht werden, dies erfordert aber eine genaue Prüfung.

 

F18. Sind Verpflegungspauschalen auf die Dreimonatsfrist anrechenbar, wenn sie vom Arbeitgeber erstattet werden?

 

Ja, die Frist gilt unabhängig davon, ob die Pauschalen vom Arbeitgeber erstattet oder selbst geltend gemacht werden.

 

F19. Was ist mit Verpflegungskosten an dem Tag, an dem ich eine doppelte Haushaltsführung beginne oder beende?

 

Für den Beginn und das Ende der doppelten Haushaltsführung gelten die Verpflegungspauschalen für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.

 

F20. Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Selbstständige?

 

Für Selbstständige gelten im Inland die gleichen Pauschalen wie für Arbeitnehmer: 20 Euro pro Nacht, oder die tatsächlichen Kosten gegen Beleg.

 

F21. Können die Pauschalen auch dann angesetzt werden, wenn ich während der Reise privat verpflegt werde?

 

Ja, aber dann werden die Pauschalen entsprechend gekürzt, wie bei gestellten Mahlzeiten.

 

F22. Spielt die Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte eine Rolle für die Verpflegungspauschale?

 

Nein, die Entfernung ist für die Verpflegungspauschale nicht relevant, nur die Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte.

 

F23. Was sind die Vorteile der Nutzung der Pauschalen statt der tatsächlichen Kosten?

 

Die Pauschalen erfordern keinen Belegzwang (für Verpflegung im Inland) und vereinfachen die Abrechnung erheblich.

 

F24. Gibt es eine Obergrenze für die steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten durch den Arbeitgeber?

 

Die steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten ist an gesetzliche Regelungen gebunden und richtet sich nach den tatsächlichen oder pauschalen Kosten.

 

F25. Was passiert, wenn ich am selben Tag erst zur ersten Tätigkeitsstätte und dann zu einem Kunden fahre?

 

Hier zählt die gesamte Abwesenheit von zu Hause und die Dauer. Die erste Tätigkeitsstätte dient nur als Bezugspunkt für die Abgrenzung.

 

F26. Welche Rolle spielt die Art der Unterkunft für die Übernachtungskosten?

 

Die Art der Unterkunft ist für die Übernachtungspauschale unerheblich, für die tatsächlichen Kosten ist sie entscheidend.

 

F27. Wann sollte ich die tatsächlichen Übernachtungskosten statt der Pauschale ansetzen?

 

Wenn Ihre tatsächlichen Übernachtungskosten die Pauschale von 20 Euro (Inland) übersteigen und Sie Belege haben.

 

F28. Sind Verpflegungspauschalen für Selbstständige anders als für Angestellte?

 

Nein, die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Inland sind für beide Gruppen gleich.

 

F29. Was ist, wenn ich auf einer mehrtägigen Reise nur eine Mahlzeit gestellt bekomme?

 

Dann wird die entsprechende Tagespauschale um den Wert der gestellten Mahlzeit gekürzt.

 

F30. Gelten die Pauschalen für alle Arten von Dienstreisen?

 

Ja, solange die Reise beruflich veranlasst ist und die Kriterien der Abwesenheit erfüllt sind, gelten die Pauschalen.

 

Haftungsausschluss

Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Die steuerlichen Regelungen können sich ändern, und individuelle Sachverhalte erfordern eine spezifische Beurteilung.

Zusammenfassung

Für 2025 bleiben die Reisekostenpauschalen für Inlandreisen in Deutschland stabil. Der Verpflegungsmehraufwand wird mit 14 Euro (für mehr als 8 Std. Abwesenheit) und 28 Euro (für ganztägige Abwesenheit) angesetzt, wobei Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten zu beachten sind. Die Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro. Auslandspauschalen werden jährlich angepasst und spiegeln die globalen Lebenshaltungskosten wider. Wichtige Aspekte sind die erste Tätigkeitsstätte und die Dreimonatsfrist. Die Pauschalen bieten eine Vereinfachung, doch die Abrechnung nach tatsächlichen Kosten kann vorteilhafter sein, wenn Belege vorliegen.

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